מערכת ניהול בענן
ניהול נכסים דיגיטליים ובפרט חנות אונליין
פרק 3 – מערכות ניהול 16/06/2022
עולם הדיגיטל כתופעת ה- gold rush החדשה סיפק מיום היווסדותו ועדיין אינסוף פתרונות מהפכניים לפרטיים ועסקיים. פתרונות על בסיס תקשורת, העברת מסרים, תשלומים ותרומות אחרות, פתרונות ניהול ועוד.
מאז ועד היום ההזדמנויות והיתרונות שטמונים בעולם הזה בעבור כל יזם או עסק ובכל קנה מידה הן עצומות. זאת ועוד שתחום התוכנה בענן הכניס מימד חדש והנגיש את הכלים המתקדמים ביותר לעסקים בכל הגדלים. תוכנה שהייתה שמורה לאלו שיכלו היו לקנות ציוד שרתים יקר וחדרי תקשורת מתקדמים מאז זמינה לכל דורש.
תחום הענן משגשג, מערכות מצטיינות שוברות שיאי מכירות והשוק מוערך לכל הפחות במאות מליארדי דולרים ב- 2022. הוכחה לכך שחברות ויזמים מכל הסוגים והגדלים מוצאים את הערך שבענן.
יחד עם זאת אתגרים רבים בפיתוח מערכת ובעבודה מוצלחת בסביבת הדיגיטל החיצונית לארגון, אלו משפיעים גם על הארגון גם מבפנים.
תחום האונליין בראשות האינטרנט ומערכות הניהול בענן רווי בבעלי עניין מכל הסוגים והתחרות על תשומת ליבו של קהל היעד הולכת ונהיית מסועפת, זה בעוד שה- User" שלנו בין אם בנייד או במשרד הופך להיות סבלני פחות ופחות לתהליכים בהזמנת שירות או מוצר אונליין ואפילו בניהול משימה. התופעה משפיעה גם על ארגונים עסקיים בבואם לפתח שירות או פתרון על בסיס מערכת או אפליקציה.
הזדמנויות להשגת כלים אונליין שוברי שיוון קיימים לכל עסק ובכל קנה מידה. (השאלה מה אנחנו עושים איתם). כך או כך, פיתוח מערכת או שירות ייחודי בסביבה זו הופכת למאתגרת יותר. כלים אומנם זמינים יותר ומאפשרים צמיחה מדורגת אבל יחד עם זאת הצרכן/ user מתרגל לסטנדרטים גבוהים ובלתי מתפשרים בבחירת ספק השירות שלו בין אם הוא מזמין חולצה אונליין או נרשם לשירות באפליקציה.
פיתוח וניהול מערכת מידע בענן:
גם בפיתוח וניהול מערכת מידע על כל מטרותיה לרבות ניהול עובדים ומשימותיהם המצב דומה, מערכת טובה תיתן מענה מלא ונוח, תבצע אוטומציה לפעולות שבשגרה, תקצר זמנים ואף תקצר את זמן ההכשרה של עובד/ת חדש. ברמת הניהול תבצע בקרה על תפקודים בהתאם ליעדים שנקבעו.
לדוגמא במחשבה על עובדים שמתפעלים מערכת אנו רואים מגמה בה הם מתרגלים לסטנדרטים בניהול עבודה ועל כך מדרגים את איכות סביבת העבודה שלהם, ככל שהמערכת מתקדמת/ חזקה וקלה יותר לשימוש העובד/ת י/תדע להעריך את הארגון בו הם עובדים, כאשר הדוגמאות הטובות ביותר בעולמות של הייטק וסטרטאפים שעיקר פעילותם מבוססת על מערכות ואפליקציות.
אפילו ברמת מיתוג, שיווק ומחקר כגורמים חיצוניים, גם פה לשוק האונליין כלים רבים שמתפתחים במהירות והשוק צומח בהתאמה. שחקנים גדולים תופסים "בעלות" על טריטוריות שלמות בתחומן. מלחמות וותיקות על מיקום בזמן המסך של קהל היעד החלו מזמן ושוברות שיאים משנה לשנה. עלויות לספקי התוכנה והשירותים המתקדמים עלו בהתאמה.
כאמור מערכת ניהול טובה תנהל לא רק את הפעילות הפנים ארגונית, אלה גם את הסביבה החיצונית בדגש על קהל ושוק המטרה שתגדירו לה. יכולות כגון חקר שוק, ניתוח והצגת נתונים נבחרים, ניהול ואינטראקציה עם קהלים מוגדרים לדוגמא כל קהל הלקוחות, קהל המתעניינים במוצר ×, משתתפים באירוע, קהל מבקרים באתר וכו.
מערכת ניהול חדשה או שדרוג מערכת קיימת:
מערכת ניהול לעסקים היא שלב יסודי בהקמת עסק או מיזם. עסקים רבים נחפזים וטועים לעשות כאשר מתחלים לשווק את מרכולתם באופן אגרסיבי, זאת לפני שהסדירו את המערכת שתנהל את כמות הפניות הנכנסות ואת המשימות שנגזרות מכך. הדבר עשוי לגרום ל"הצפת" הארגון בעודף עבודה שלא ניתן לעמוד בה במסגרת המשאבים הקיימים ולגרום לשרשרת בעיות נלוות. לכן יש להקפיד על הלימה בין האסטרטגיה של הארגון לבין המערכת המנהלת.
תהליך הפיתוח יחל באפיון מקיף של כל הפעילות העסקית והאסטרטגיה של הארגון. בתהליך זה ננסה לשכלל את כל המשתנים הפנימיים והחיצוניים ולבצע פיתוח מערכת שתיתן מענה מלא ומהיר לתפעול ובקרה. על סדר היום: ניהול עובדים, לקוחות, ספקים, קהלים רלוונטיים וכו'. חשבונות, תקשורת, מלאי, רכש, לוגיסטיקה, שיווק, מחקר, בקרה ועוד. על כן, הכלים הטכנולוגים מגובשים לכדי מערכת אחת עם אסטרטגית ניהול אחת ומנהלים את כל האספקטים של הארגון.
השיקולים רבים ומגוונים ויש לאפיין תחילה את אופי העבודה והמטרות הנדרשות בהיבטים פנימיים וחיצוניים לארגון. יש לתכנן נכון ולהקצות את הזמן להטמעת המערכת לרבות הכשרת בעלי התפקידים. יוזמה של תכנית בה האתגרים לא מגובים במשאבים הנדרשים כבר מהיום הראשון, תירשם כתכנית בסיכון גבוה.
הטמעה וטכנולוגיות:
בזמן הטמעת מערכת נבצע שימוש בטכנולוגיות מתקדמות בהתאם לצרכי הארגון. ניהול המשימות והשגרה היומית יכולה לקבל משמעות חדשה ולקצר משמעותית זמני תפעול וניהול תוך כדי שליטה טובה יותר על הפעילות לכל בעלי התפקידים. טכנולוגיות מסוג: AI (Artificial intelligence), Cloud , אוטומציה, IOT (internet of things). אלה מאפשרים לנו פיתוחים מתקדמים ואת היכולת לבצע יותר משימות וביעילות מקסימלית.
אתגרים ודגשים להצלחה בהטמעת מערכת ענן:
אלו ועוד מובילים ארגונים ועסקים לעבודה בסביבה מאתגרת במיוחד. לכן גם פיתוח מערכת ראשונה היא משימה חשובה שיש למלאה בקפידה. בעדכון מערכת קיימת האתגר דומה, ככל שהפער גדול יותר מהסטנדרט שהחברה מצפה לה כך גדל גם גודל הפרויקט.
שיקולים אלו בנוסף לסטנדרטים ותיקים כדוגמת שליטה מנייד, גיבויים, חלוקת תפקידים וגישות, ממשקים מוקפדים ברמת חווית משתמש(UI/ UX ), אינטגרציה עם מערכות אחרות וכו, אלו ושיקולים פרטניים נוספים יובילו את הארגון בקבלת ההחלטה תרם יציאה לפיתוח והטמעת מערכת חדשה.
לסיכום בחירת מערכת ניהול וספקי שירות מתאימים, ראיה לטווח רחוק יחד עם תכנית עבודה מסודרת בכל שלב היא המפתח להצלחה. מכאן שבבחירת מערכת ניהול אין קיצורי דרך, המשימה חשובה ביותר לעתיד החברה וגורלית להצלחת הארגון והשגת היעדים שנקבעו. היעזרו בגורם מקצועי מתאים והתחילו לגלות איך הטכנולוגיה יכולה להזניק את החברה/ המיזם שלכם קדימה.
לשיחת יעוץ ראשונה ללא התחייבות:
מעוניינים להתעדכן במאמרים חדשים מסוג זה ובהטבות לעסקים רשומים?